Vad gör styrelsen?
Styrelsen företräder bostadsrättsföreningens medlemmar och arbetar för medlemmarnas och föreningens bästa. Föreningsstämman tillsätter styrelsen. På föreningsstämman utser medlemmarna styrelse som får i uppdrag att leda bostadsrättsföreningens arbete och ansvar för förvaltningen. Förvaltning omfattar både små och stora arbetsuppgifter som administration och teknisk förvaltning, ofta läggs detta dock ut på entreprenad.
Varför ska man gå på stämman?
Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ och det tillfälle på året då medlemmarna kan granska bostadsrättsföreningens verksamhet. Medlemmarna kan utöva sitt demokratiska inflytande genom att komma med förslag om nya sätt att driva föreningen eller förslag om att ändra på sådant som de anser vara felaktigt. Ju större engagemang de boende visar i bostadsrättsföreningens angelägenheter, desto bättre blir gemenskapen och trivseln.
Vem är det som bestämmer i bostadsrättsföreningen?
Det är medlemmarna/boende som bestämmer hur bostadsrättsföreningens ekonomi och underhåll ska skötas och över fastigheterna. På föreningsstämman kan ni komma med förslag om nya sätt att driva föreningen eller förslag om att ändra på sådant som ni anser vara fel. Ni utser en styrelse som får i uppdrag att leda föreningens arbete och som ansvarar för förvaltningen. Föreningsstämman är också det organ som granskar bostadsrättsföreningens verksamhet under det gångna året.
Vad går månadsavgiften/hyran till?
I en bostadsrättsförening ansvarar man gemensamt för fastigheternas drift och skötsel. Det är bostadsrättsföreningens styrelse som bestämmer hur hög månadsavgiften, den så kallade hyran, ska vara. Avgiften ska täcka föreningens kostnader och avsättning till yttre underhåll. Därför blir månadsavgiften aldrig högre än vad som långsiktigt behövs för att klara kostnaderna för förenings skötsel.
STYRELSEORDNING
- Inledning och syfte
1.1. Styrelseordningen syftar till att säkerställa ett effektivt, rättssäkert och transparent styrelsearbete i enlighet med föreningens stadgar, bostadsrättslagen (BRL), lagen om ekonomiska föreningar (LEF) samt andra tillämpliga lagar och regler.
1.2. Styrelseordningen kompletterar stadgarna och föreningsstämmans beslut, men ersätter inte dessa.
- Styrelsens sammansättning och roller
2.1. Styrelsen består av ledamöter och eventuella suppleanter valda av föreningsstämman.
2.2. Ordförandens uppgifter inkluderar att leda styrelsens arbete, sammankalla styrelsemöten, följa upp beslut samt representera föreningen utåt.
2.3. Sekreteraren ansvarar för protokollföring, arkivering av protokoll och att korrespondens sköts i enlighet med styrelsens riktlinjer.
2.4. Kassören (eller ekonomiansvarig) ansvarar för budgetuppföljning, löpande ekonomiadministration och rapportering av ekonomiskt läge till styrelsen.
2.5. Övriga ledamöter har ansvar för särskilda områden enligt arbetsfördelning, till exempel underhållsplanering, medlemsfrågor, informationsspridning, miljöfrågor eller kontakt med leverantörer.
- Arbetsfördelning och ansvar
3.1. Styrelsen ska årligen fördela ansvarsområden mellan ledamöterna. Fördelningen ska dokumenteras och justeras vid behov.
3.2. Samtliga ledamöter har ett gemensamt ansvar för att föreningens angelägenheter sköts i enlighet med stadgar och lagar.
3.3. Viktiga beslut ska, när möjligt, förberedas genom underlag och förslag från ansvarig ledamot innan styrelsemötet.
- Styrelsens möten
4.1. Styrelsen sammanträder regelbundet enligt ett på förhand bestämt schema, till exempel 6–10 gånger per år, eller oftare vid behov.
4.2. Extra möten kan sammankallas av ordföranden eller av minst två ledamöter.
4.3. Möteskallelser med dagordning och eventuellt underlag ska skickas ut i god tid före mötet, vanligtvis minst 7 dagar i förväg.
4.4. Styrelsemöten kan hållas fysiskt eller digitalt, förutsatt att samtliga kan kommunicera med varandra i realtid.
- Dagordning och protokoll
5.1. En standardiserad dagordning ska finnas, innefattande bland annat:
Mötets öppnande
Godkännande av dagordning
Genomgång och justering av föregående protokoll
Ekonomisk rapport
Rapporter från ansvariga ledamöter (underhåll, medlemsärenden, information, etc.)
Beslutsärenden
Övriga frågor
Mötets avslutande
5.2. Protokoll ska föras vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och minst ytterligare en ledamot som utses vid mötet.
5.3. Protokollen ska arkiveras på ett säkert sätt och vara tillgängliga för styrelsens ledamöter. Medlemmar ska ha rätt att ta del av protokoll i den utsträckning lagen och stadgarna medger (vanligen med undantag för känsliga personuppgifter eller konfidentiella uppgifter).
- Beslutsprocess och beslutsförhet
6.1. Styrelsen är beslutsför när fler än hälften av ledamöterna är närvarande, om inte stadgarna föreskriver annat.
6.2. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
6.3. Viktiga beslut ska om möjligt tas enhälligt eller med tydligt stöd i styrelsen. Oenighet ska framgå av protokollet.
- Jäv och opartiskhet
7.1. Ledamot som är jävig i ett beslut (till exempel närstående eller personligt ekonomiskt intresse) ska anmäla detta och avstå från deltagande i berörda beslut.
7.2. Alla intressekonflikter ska dokumenteras och hanteras med största transparens.
- Kommunikation och information
8.1. Styrelsen ska sträva efter tydlig, regelbunden och öppen information till medlemmarna om beslut, ekonomi, underhåll, och andra viktiga frågor.
8.2. Officiell kommunikation från föreningen ska gå genom ordförande eller annan utsedd person.
8.3. Styrelsen ska upprätthålla lämpliga kanaler, till exempel anslagstavlor, nyhetsbrev eller digitala plattformar, för att informera om aktuella frågor.
- Uppföljning och utvärdering
9.1. Styrelsen ska årligen utvärdera sitt arbete, inklusive hur den interna arbetsfördelningen fungerat och om styrelseordningen behöver revideras.
9.2. Eventuella förändringar i styrelseordningen beslutas av hela styrelsen och dokumenteras tydligt.
- Ikraftträdande och revidering
10.1. Denna styrelseordning antas av styrelsen och gäller tills vidare eller till dess den upphävs eller revideras.
10.2. Styrelseordningen bör ses över årligen eller vid behov, exempelvis i samband med ny styrelse efter ordinarie föreningsstämma.